Membuat Email Profesional yang Menonjol
Membuat Email Profesional yang Menonjol
Dalam era digital saat ini, komunikasi email telah menjadi bagian integral dari kehidupan pribadi dan profesional kita. Membuat email profesional yang menyampaikan pesan Anda secara efektif sambil mempertahankan tingkat formalitas adalah hal yang penting. Strikingly, sebuah platform pembuat situs web dan pemasaran email terkemuka, memahami pentingnya komunikasi email profesional dan menawarkan wawasan berharga tentang cara menyusun email yang sempurna.
Menarik Perhatian Penerima
Langkah pertama dalam membuat email profesional adalah menarik perhatian penerima dengan baris subjek yang menarik. Baris subjek harus singkat namun dipersonalisasi, menggunakan kata-kata yang berorientasi pada tindakan yang menggoda pembaca untuk membuka email. Hindari menggunakan kata pemicu spam seperti gratis atau mendesak, karena mereka mungkin akan berakhir di folder spam penerima.
Pentingnya Email Profesional
Email profesional yang dibuat dengan baik dapat menentukan reputasi bisnis Anda. Bahasa dan nada yang tepat sangat penting untuk menciptakan kesan positif pada klien atau kolega Anda. Email yang ditulis dengan buruk atau tidak profesional dapat menyebabkan kesalahpahaman atau merusak hubungan.
Peran Strikingly dalam Pemasaran Email
Strikingly menawarkan berbagai alat dan sumber daya untuk membuat email yang menarik yang sesuai dengan audiens Anda. Dengan template yang dapat disesuaikan dan fitur drag-and-drop, Anda dapat dengan mudah membuat email yang terlihat profesional tanpa keterampilan teknis.
Gambar diambil dari Strikingly
Mempertahankan profesionalisme dalam email Anda melibatkan penggunaan bahasa formal, menjaga paragraf tetap pendek, dan menyoroti poin-poin penting. Hindari menggunakan jargon atau bahasa sehari-hari yang mungkin tidak dipahami semua orang.
Membuat Baris Subjek
Saat membuat email profesional, baris subjek sama pentingnya dengan isi email. Baris subjek yang baik dapat menentukan keberhasilan email Anda. Berikut beberapa tips untuk membantu Anda membuat baris subjek yang menarik:
1. Jaga agar tetap singkat
Baris subjek Anda harus singkat dan langsung ke intinya. Hindari penggunaan kalimat panjang atau kata-kata yang tidak perlu yang mungkin membingungkan penerima Anda. Baris subjek yang ringkas akan menarik perhatian mereka dan mendorong mereka untuk membuka email Anda.
2. Personalisasi subjek
Memersonalisasi baris subjek adalah cara yang bagus untuk membuat email Anda menonjol di kotak masuk yang penuh sesak. Gunakan nama penerima atau sebutkan sesuatu yang spesifik tentang mereka yang menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset.
Misalnya, alih-alih “Informasi Penting,” cobalah “John, Pembaruan Akun Anda Siap.”
3. Gunakan kata-kata yang berorientasi tindakan
Menggunakan kata-kata yang berorientasi tindakan dalam baris subjek Anda dapat menciptakan rasa urgensi dan mendorong penerima Anda untuk mengambil tindakan. Kata-kata seperti mendesak, waktu terbatas, dan jangan sampai terlewat dapat menarik perhatian mereka dengan efektif.
Misalnya, alih-alih “Pengumuman Produk Baru,” cobalah “Penawaran Waktu Terbatas: Dapatkan Diskon 20% untuk Produk Baru Kami.”
4. Hindari penggunaan kata-kata pemicu spam
Menggunakan kata-kata tertentu dalam baris subjek Anda dapat memicu filter spam dan menyebabkan email Anda ditandai sebagai spam. Hindari penggunaan kata-kata seperti gratis, dijamin, atau apa pun yang terdengar terlalu bagus untuk menjadi kenyataan.
Misalnya, alih-alih “Skema Cepat Kaya,” cobalah “Pelajari Cara Meningkatkan Penghasilan Anda.”
Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat membuat email profesional dengan baris subjek yang menarik perhatian penerima Anda dan mendorong mereka untuk mengambil tindakan.
Menulis Isi
Membuat email profesional bukan hanya tentang baris subjek dan format. Isi email Anda juga harus mencerminkan nada formal yang selaras dengan citra profesional Anda. Berikut beberapa tips untuk menulis isi email Anda:
1. Gunakan nada formal
Menggunakan nada formal dalam email berarti menghindari bahasa sehari-hari atau jargon yang mungkin terlalu santai untuk komunikasi profesional. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas yang secara efektif menyampaikan pesan Anda tanpa terdengar terlalu informal.
Misalnya, daripada mengatakan “Hei, apa kabar?” gunakan “Yth. [nama penerima], semoga email ini menemukan Anda dengan baik.” Perubahan sederhana ini dapat membuat perbedaan besar dalam bagaimana Anda menjangkau penerima.
2. Jaga paragraf tetap pendek
Paragraf yang panjang bisa menakutkan dan sulit dibaca, terutama di perangkat seluler. Jaga paragraf Anda tetap pendek dan ringkas, dengan tidak lebih dari 2-3 kalimat per paragraf.
Hal ini memudahkan penerima untuk membaca dan membantu Anda menyampaikan pesan dengan lebih efektif dengan membaginya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan mudah dicerna.
3. Soroti poin penting
Saat menyusun email profesional, penting untuk menyoroti poin atau informasi kunci sehingga menonjol bagi penerima. Gunakan teks tebal atau miring dengan hemat untuk menekankan kata atau frasa penting.
Anda juga bisa menggunakan poin-poin atau daftar bernomor untuk mengatur informasi dan memudahkan penerima untuk membaca dan memahami.
4. Hindari penggunaan jargon atau bahasa sehari-hari
Seperti disebutkan sebelumnya, jargon atau bahasa sehari-hari dapat membuat Anda terdengar terlalu santai dan tidak profesional dalam konteks email. Hindari menggunakan istilah teknis kecuali Anda tahu penerima akan memahaminya.
Sebaliknya, gunakan bahasa yang sederhana yang dapat dipahami siapa saja tanpa perlu pengetahuan sebelumnya tentang materi tersebut.
Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat membuat email profesional yang secara efektif menyampaikan pesan Anda sambil mempertahankan nada formal yang selaras dengan citra profesional Anda. Ingat, bagaimana Anda menyajikan diri dalam email dapat memiliki dampak signifikan pada bagaimana orang lain memandang Anda, jadi penting untuk meluangkan waktu untuk menyusun email yang baik dan profesional.
Personalisasi Email Anda
Menyusun email profesional membutuhkan lebih dari sekadar nada formal dan format yang benar. Personalisasi sangat penting untuk terhubung dengan penerima dan membuat mereka merasa dihargai. Berikut adalah berbagai cara untuk mempersonalisasi email Anda:
1. Alamatilah Penerima dengan Nama Mereka
Menggunakan nama penerima dalam email adalah cara sederhana namun efektif untuk mempersonalisasikannya. Ini menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk menjangkau mereka secara individual, daripada mengirimkan pesan generik kepada beberapa penerima sekaligus. Pastikan untuk memeriksa ejaan dan menggunakan gelar yang sesuai saat memanggil seseorang.
2. Gunakan Pengenalan yang Disesuaikan dan Relevan
Pengenalan email Anda sebaiknya disesuaikan dengan minat atau kebutuhan penerima. Ini bisa mencakup referensi percakapan atau interaksi sebelumnya, mengakui pencapaian atau tonggak terkini, atau sekadar mengungkapkan rasa terima kasih atas waktu dan perhatian mereka.
3. Gunakan Bahasa Personal
Menggunakan bahasa personal dapat membantu menciptakan hubungan emosional dengan penerima, membuat mereka lebih cenderung terlibat dengan pesan Anda. Ini bisa meliputi penggunaan "Anda" daripada "pembaca", berbagi anekdot atau pengalaman pribadi terkait topik yang sedang dibicarakan, atau menyatakan empati terhadap situasi mereka.
4. Akhiri dengan Panggilan untuk Bertindak
Panggilan untuk bertindak (CTA) (CTA) sangat penting dalam email profesional karena mengarahkan penerima tentang tindakan apa yang harus mereka ambil selanjutnya. Baik itu menjadwalkan pertemuan, memberikan tanggapan, atau sekadar mengucapkan terima kasih atas waktu mereka, pastikan CTA Anda jelas dan ringkas.
Dengan mengikuti tips-tips ini dalam personalisasi, Anda dapat membuat email yang menyampaikan profesionalisme dan menunjukkan bahwa Anda menghargai hubungan Anda dengan penerima.
Perhatikan Format Anda
Format sangat penting saat membuat email profesional untuk memberikan kesan yang baik. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda membuat email profesional yang terlihat rapi dan terorganisir.
1. Gunakan Format Email yang Profesional
Menggunakan format email yang profesional sangat penting karena membantu menegaskan kredibilitas dan otoritas. Format standar meliputi nama penerima, nama Anda, garis subjek, salam pembuka, isi pesan, salam penutup, dan penutup email Anda.
2. Gunakan font yang jelas dan mudah dibaca
Font yang Anda pilih dapat memengaruhi keterbacaan pesan Anda. Sebaiknya gunakan font sederhana yang mudah dibaca, seperti Arial atau Times New Roman. Hindari menggunakan font atau tulisan bersambung, karena bisa sulit dibaca.
3. Gunakan Poin untuk Menyoroti Informasi Utama
Daftar poin adalah cara efektif untuk mengorganisir informasi dan memudahkan penerima membaca serta memahami pesan Anda dengan cepat. Gunakan daftar poin secara hemat dan hanya ketika diperlukan.
4. Hindari Warna atau Font yang Mengganggu
Walaupun mungkin menggoda untuk menggunakan warna cerah atau font yang mewah dalam email Anda, sebaiknya tetap berpegang pada format sederhana yang tidak akan mengalihkan perhatian dari konten pesan Anda. Gunakan teks hitam pada latar putih untuk keterbacaan maksimum.
Dengan mengikuti tips format ini saat membuat email profesional, Anda akan dapat berkomunikasi secara efektif dengan klien, kolega, dan calon atasan dengan jelas, ringkas, dan profesional.
5. Buat Alamat Email Profesional
Ketika membuat alamat email profesional, ada beberapa praktik terbaik yang harus Anda ikuti. Berikut adalah beberapa contoh alamat email profesional:
- firstname.lastname@company.com
- firstinitial.lastname@company.com
- firstname@company.com
- lastname@company.com
Untuk membuat alamat email profesional yang menonjol dari yang lain:
- Pilih nama domain yang sesuai - Nama domain Anda harus mencerminkan bisnis atau industri Anda. Anda dapat membeli domain dari Strikingly, dan jika Anda mendaftar untuk salah satu paket tahunan mereka, Anda akan mendapatkan domain secara gratis. Mempelajari cara membuat alamat email profesional di Strikingly juga mudah - hanya membutuhkan beberapa klik!
- Sederhanakan - Alamat email Anda harus mudah diingat dan dieja.
- Hindari menggunakan angka atau karakter khusus - Ini dapat membuat alamat email Anda sulit diingat atau diketik.
Dengan mengikuti tips ini, Anda akan dapat membuat alamat email profesional yang mudah diingat dan mencerminkan merek atau industri Anda.
Memeriksa dan Mengedit
Saat Anda membuat email profesional Anda, penting untuk diingat bahwa konten mencerminkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail Anda. Salah satu langkah penting dalam membuat email profesional adalah memeriksa dan mengedit. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memastikan bahwa email Anda bebas dari kesalahan dan menarik.
1. Periksa Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan
Langkah pertama dalam memeriksa adalah memeriksa kesalahan tata bahasa dan ejaan. Bahkan kesalahan kecil dapat membuat Anda tampak tidak profesional atau ceroboh. Gunakan alat pemeriksa ejaan untuk mengidentifikasi kesalahan, tetapi jangan sepenuhnya bergantung pada alat tersebut. Luangkan waktu untuk membaca email Anda sendiri, memperhatikan kesalahan umum seperti penggunaan bentuk kata kerja yang salah atau homofon.
2. Hindari Penggunaan Emotikon atau Bahasa Gaul
Meskipun emotikon dan bahasa gaul mungkin dapat diterima dalam komunikasi pribadi, namun tidak memiliki tempat dalam email profesional. Elemen informal ini dapat membuat Anda terlihat tidak profesional atau tidak dewasa, jadi lebih baik menghindarinya sama sekali.
3. Gunakan Salam Pembuka dan Penutup yang Tepat
Saat menyusun email profesional Anda, pastikan untuk menyertakan salam pembuka yang tepat di awal pesan dan penutup di akhir. Ini membantu membangun kredibilitas Anda sebagai komunikator profesional sambil memberikan konteks penting bagi penerima.
4. Periksa Kembali Sebelum Mengirim
Sebelum mengirim email Anda, luangkan waktu sejenak untuk memeriksanya kembali dengan hati-hati dari awal hingga akhir. Ini akan membantu memastikan semuanya rapi dan bebas dari kesalahan sebelum Anda mengirimnya.
Dengan mengikuti tips ini untuk memeriksa dan menyunting email profesional Anda, Anda dapat membuat pesan yang efektif dan bebas dari kesalahan yang mencerminkan profesionalisme Anda sebagai seorang komunikator.
Kirim Email Profesional Hari Ini
Email telah menjadi mode komunikasi utama bagi bisnis. Membuat email profesional sangat penting untuk membangun kredibilitas dan kepercayaan dengan klien dan kolega. Di Strikingly, kami memahami pentingnya pemasaran email dan telah menjadikannya misi kami untuk membantu bisnis membuat kampanye email yang efektif.
Gambar diambil dari Strikingly
Untuk membuat email profesional, mulai dengan membuat baris subjek yang singkat, dipersonalisasi, dan berorientasi pada tindakan. Hindari penggunaan kata-kata pemicu spam yang dapat membuat email Anda masuk ke folder spam penerima. Saat menulis badan email Anda, gunakan nada formal dan jaga paragraf tetap pendek untuk meningkatkan keterbacaan. Sorot poin-poin penting untuk memudahkan penerima Anda dalam membaca pesan Anda.
Personalisasi adalah kunci dalam membuat email profesional. Menyapa penerima dengan nama dan menggunakan pengantar yang disesuaikan dapat membantu membangun hubungan. Gunakan bahasa pribadi tetapi hindari jargon atau bahasa sehari-hari yang mungkin membingungkan atau tidak pantas.
Saat memformat email Anda, gunakan format profesional dengan font yang jelas dan mudah dibaca. Hindari penggunaan warna atau font yang mengganggu atau sulit dibaca di berbagai perangkat. Gunakan poin-poin utama untuk menyoroti informasi penting.
Pengeditan dan pengecekan sangat penting saat membuat email profesional. Periksa kesalahan tata bahasa dan ejaan, hindari penggunaan emotikon atau bahasa gaul, gunakan salam dan penutup yang tepat, dan baca kembali sebelum menekan tombol kirim.
Membuat email profesional adalah aspek penting dari komunikasi bisnis. Strikingly dapat membantu Anda mencapai ini dengan menyediakan alat untuk membuat kampanye email yang efektif yang membangun kepercayaan dengan klien dan kolega Anda. Ingat untuk mengikuti praktik terbaik saat menyusun email Anda - jaga agar tetap singkat namun informatif, personalisasi jika memungkinkan, format secara profesional, baca kembali sebelum mengirim - semuanya sambil mempertahankan nada yang sesuai sepanjang pesan.
Buat email profesional yang sempurna hari ini!
